Як відображати в бухгалтерському обліку виявлені нестачі матеріальних цінностей?

Нестачі встановлюються здебільшого в процесі інвентаризації. Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Єдині вимоги до порядку проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів визначені в Положенні про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879.
Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов’язковому порядку констатується наявність об’єктів.
Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру.
При цьому забезпечується установлення лишку або нестачі активів шляхом зіставлення фактичної їх наявності з даними бухгалтерського обліку.
У разі встановлення фактів відсутності активів, виявлених при інвентаризації, розходження між фактичними залишками з даними бухгалтерського обліку є нестачами.
Причинами нестач можуть бути природні втрати (розпилювання, випаровування, всихання тощо), помилки під час приймання та відпускання цінностей, зловживання (розкрадання).
Відображення в бухгалтерському обліку нестач матеріальних цінностей здійснюється відповідно до вимог Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов'язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2015 № 1219.
Недостачі запасів, виявлених під час інвентаризації в межах затверджених норм природних втрат, списуються за розпорядженням керівника установи такими бухгалтерськими проведеннями:
за дебетом субрахунків 8013, 8113 “Матеріальні витрати” та кредитом відповідних субрахунків запасів – на запаси, придбані у поточному році;
за дебетом субрахунку 5512 “Накопичені фінансові результати виконання кошторису” та кредитом відповідних субрахунків запасів - на запаси, придбані у минулих роках;
за дебетом субрахунку 2711 “Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками” та кредитом відповідних субрахунків запасів – на запаси, отримані за операціями з внутрівідомчої передачі.
Установлені при інвентаризації недостачі основних засобів списують з балансу бухгалтерськими проведеннями:
за дебетом субрахунків 1411 “Знос основних засобів”, 1414 “Знос інвестиційної нерухомості” та кредитом субрахунків рахунку 10 “Основні засоби” - на суму зносу основного засобу;
за дебетом субрахунку 8411 “Інші витрати за обмінними операціями” та кредитом субрахунків рахунку 10 “Основні засоби” - на суму залишкової вартості об'єкта основного засобу;
за дебетом субрахунку 5111 “Внесений капітал розпорядникам бюджетних коштів” та кредитом субрахунку 5512 “Накопичені фінансові результати виконання кошторису” - віднесення до накопичених фінансових результатів первісної вартості основних засобів при їх списанні.
За встановленими недостачами матеріальних цінностей понад норми природних втрат, а також від псування цінностей відшкодування вартості завданого збитку проводиться за рахунок винних осіб. Розрахунок суми відшкодувань завданих збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 №116 “Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей”. Відповідно до пункту 10 цієї постанови із стягнутих сум здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, установі, організації, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.
Згідно з розрахунками проводяться такі записи:
за дебетом субрахунку 2115 “Розрахунки з відшкодування завданих збитків” та кредитом субрахунку 7111 “Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)” - на суму вартості відшкодування збитків, завданих установі;
за дебетом субрахунку 2115 “Розрахунки з відшкодування завданих збитків” та кредитом субрахунку 6312 “Інші розрахунки з бюджетом” – на суму коштів, необхідних перерахуванню до Державного бюджету України.
У випадках, коли винні особи не встановлені (нерозкриті крадіжки, стихійне лихо), суми матеріальних цінностей списують з балансу бюджетної установи, справи передають до слідчих органів. Суми списаних матеріальних цінностей обліковуються на позабалансовому рахунку 073 “Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів” до моменту встановлення винних осіб або до надання висновків слідчих органів за цими справами.